絕大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室都采用給文件加蓋紅色“受控”或“非受控”印章的辦法，來作為對文件進(jìn)行控制的手段之一，在質(zhì)量管理體系認(rèn)證和運(yùn)行過程中，具體到哪份文件應(yīng)該加蓋“受控”章，哪份文件應(yīng)該加蓋“非受控”章。實(shí)驗(yàn)室常常出現(xiàn)錯(cuò)誤的判定。要準(zhǔn)確的判定一份文件的“受控”還是“非受控”進(jìn)而正確加蓋印章，需要從三個(gè)方面去理解。
文件“受控狀態(tài)”和“非受控狀態(tài)”
所謂受控狀態(tài)，是指一份文件的生命全過程，每個(gè)過程都在組織的嚴(yán)密監(jiān)控之下，母文件一旦修改，所有的子文件都進(jìn)行修改。處在這種“完全控制”狀態(tài)下的文件，就是文件的受控狀態(tài)。反之，一份文件在存在期間的某一個(gè)階段或幾個(gè)階段，比如或發(fā)布、或使用、或修改、或廢止，組織無力或無法對其進(jìn)行控制，處于這種“部分控制”狀態(tài)下的文件，即為文件的非受控狀態(tài)。
“受控”或“非受控”的含義
對于“受控”或“非受控”，現(xiàn)在有相當(dāng)一部分實(shí)驗(yàn)室按詞義把“受控”理解為“受到控制”，把“非受控”理解為“不受到控制”。應(yīng)當(dāng)說，這種理解沒有錯(cuò)誤的，問題是把蓋“受控”章的文件看成是“受到控制的文件”，把蓋“非受控”章的文件視為“不受到控制的文件”。顯然，這種理解就是錯(cuò)誤的了。其實(shí)，“受控”與“非受控”是對文件存在狀態(tài)所給予的定性，并不是對文件管理提出的一種要求。
3加蓋“受控”和“非受控”章的作用
普遍存在的一種誤解是：加蓋“受控”章，表明這份文件重要，所以，應(yīng)當(dāng)控制；加蓋“非受控”，表明這份文件次要，因而不需要控制。
應(yīng)該承認(rèn)，作為信息及其承載媒體，文件是存有受眾數(shù)量多寡之分和承載信息價(jià)值量高低之別的，但我們必須清楚的是，不管是加蓋“受控”章，還是“非受控”章，均與此無關(guān)。受控章所起的真正作用，只有一個(gè)，那就是識(shí)別文件。目的是區(qū)別過期的、失效的或者作廢的文件，以防止文件的非預(yù)期使用。
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